ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ИНТЕРНЕТ ОФИСА +

 «Получение заявок потенциальных Представителей/Клиентов».

Инструкция для Раздела «Профиль»

Закладка «Настройки».

Необходимые условия для получения заявок потенциальных Представителей/Клиентов через Интернет офис:

- уровень развития Координатор и выше

- Координатор/Лидер должен быть пользователем Интернет офиса

- Координатор/Лидер должен дать свое согласие на участие в новом процессе, сделав соответствующую отметку в разделе «Профиль» Интернет офиса.

- и последнее, Координатор/Лидер должен дать свое согласие на участие в новом процессе, сделав соответствующие отметки в разделе «Параметры профиля» Интернет офиса

- Набор Представителей за последние 4 кампании не менее 8.

Как это работает?

Вся механика построена на индексах.

Система будет автоматически сверять индекс, указанный в заявке потенциального Представителя/Клиента с индексами, которые указаны Координатором/Лидеров в адресе проживания. Именно по индексу можно определить область (район, город) проживания и передать заявку тому Координатору/Лидеру, который живет рядом и с наибольшей вероятностью свяжется с потенциальным Представителем в самое короткое время. Сейчас в базе данных Avon в адресе проживания Координатора указанны данные после последнего переподписания договора, т.е. они актуальны.

Если система определила, что индекс, указанный в заявке, совпадает с индексом проживания нескольких Координаторов,  в первую очередь заявка будет передана тому Координатору, который удовлетворяет условиям и наиболее активный по набору за последние 4 кампании.

Заявка потенциального Представителя попадает в Интернет офис Координатора и ожидает не более 48 часов. Вместе с попаданием заявки будет приходить автоматическое уведомление по sms и e-mail Координатору о том, что необходимо в течение ближайших 48 часов зайти в Интернет офис и сменить в отчете «Мои заявки» статус заявки с «новый» на «в процессе». Если не сменить статус, то через 48 часов, заявка уйдет к другому Координатору. Через 48 часов к третьему, и после этого попадет к Территориальному Менеджеру. Если Координатор/Лидер или Менеджер не сменил статус заявки, т.е. не отреагировал на присланное по sms и e-mail сообщение, то он автоматически лишается одного из условий участия в процессе, т.е. в «Параметры профиля» автоматически меняется отметка «Включено» на «Выключено».

Чтобы снова участвовать в процессе получения заявок, нужно зайти в «Параметры профиля» и изменить отметку снова. В случае, если заявка не отработана ни Координатором/Лидером, ни Территориальным Менеджером, либо заявка оформлена потенциальным Представителем не корректно, то она попадает в Avon, Администратору Центра Контактов, который в «ручном» режиме разбирается с ней и отправляет «правильному» адресату в Интернет офис.

Включить функцию

«Я недоступен» - поставить отметку «Выключено». Если поставить отметку «Включено», то это будет обозначать, что Координатор/Лидер не может временно принимать и обрабатывать заявки (например, находится в отпуске).

 «Участие в получении заявок» - поставить отметку «Регистрировать» и поставить галочку в поле «Я согласен с этими условиями» (Принять «Условия использования Интернет офиса»).

 Обязательно нажать кнопку «Обновить Профиль», чтобы изменения вступили в действие.

Страница «Мой бизнес» - добавить в «Помощь»

 В нижнем левом углу появился новый элемент -Параметры Профиля. Координатор/Лидер всегда может видеть, имеет ли он право получать заявки или нет.

 «Я недоступен» - отображает статус «Включено», когда Координатор/Лидер не может принимать и обрабатывать заявки, например, во время отпуска, отъезда…

Необходимо включить статус «Выключено» в разделе «Профиль», чтобы Координатору/Лидеру поступали заявки.

«Участие в получении заявок» - отображает статус «Включено» для получения заявок, в случае статуса «Выключено» - заявки поступать не будут.

«Согласие с условиями» - необходим статус «Включено», чтобы функционал работал.

Настройки новой функции производятся в разделе «Профиль» - «Настройки».

В Поле «Отчеты для управления» добавилась новые строки:

• «Заявки новые и в процессе» - информация о количестве имеющихся заявок, а также одновременно переход в Отчет «Мои заявки».
• «Заявки структуры» - информация о количестве поступивших заявок в Вашу структуру.

В верхней части окна Интернет офиса появилась новая закладка «Мои заявки», в которой есть 2 раздела: «Мои заявки» и «Получение заявок структурой».

 «Мои заявки»

В верхней части Отчета есть 3 фильтра:

Статус (Все, Новый, В процессе, Закрыто, Отклонено);

Источник (Все, Заявки от Avon, Личные заявки);

Тип заявки (Все, Клиент, Представитель).

Эти фильтры помогают настроить необходимые параметры для отображения данных по заявкам.

Поле отчета.

Все заявки будут отображены в формате:

ФИО – Фамилия Имя, электронный адрес потенциального Представителя/Клиента.

Телефон – контактный телефон потенциального Представителя/Клиента.

Дата получения – когда эта заявка поступила на Ваше имя,

* - отображает оставшееся время в часах до передачи заявки другому Координатору/Менеджеру.

Подстатус – необходимо изменить в течение 48 часов на необходимый статус, чтобы заявка не ушла другому Координатору.

Местоположение – указан город проживания и индекс.

Необходимые действия:

При появлении нового потенциального имени необходимо срочно изменить статус заявки. Для этого необходимо:

• нажать на Фамилию Имя
• в открывшемся информационном поле а разделе УПРАВЛЕНИЕ ЗАЯВКАМИ поставить точку в соответствующее окно: «В процессе» - выбрать статус: Проведен контакт, Запланировано, Подписан контракт или Ожидает. «Отправить Потенциального Представителя на переназначение», «Отклонить заявку» (указав причину), «Изменить статус».
• если статус потенциального Представителя/Клиента не будет изменен в течение 48 часов, данная заявка будет отправлена другому Координатору/Лидеру.
• по мере работы с Потенциальным Представителем/Клиентом необходимо обновлять статус.

Данная функция позволяет Координатору/Лидеру создавать собственные заявки и управлять или через Интернет офис. Функция полезна как полная замена хранения данных на бумажных носителях и помогает четко управлять процессом работы с потенциальными Представителями/Клиентами.

Страница «Получение заявок структурой» - добавить в «Помощь»

 «Получение заявок структурой»

Открывается окно с отчетом «Условия получения заявок», в котором содержится информация о возможностях получать заявки Координаторами/Лидерами Вашей структуры.

В верхней части 3 фильтра:

Поколение (Все, Личная группа, Второе поколение, Третье поколение);

Уровень Развития (Кандидат, Координатор, Старший Координатор, Лидер, Старший Лидер, Менеджер Группы, Топ Менеджер Группы);

Условия получения заявок (В праве, Не в праве)

Поле отчета.

Все заявки будут отображены в формате:

Координатор – Фамилия Имя Координатора/Лидера;

Нажав на Фамилию Имя Координатора/Лидера Вы получаете информационное поле, в котором отображены не только контактные данные и результаты по продажам, а также подробности по обработке всех поступающих заявок как самому Координатору/Лидеру лично, так и информация по всей структуре данного Лидера.

Не вправе – отмечено знаком с информацией, если Координатор лишен права получать заявки. Наведя курсором на значок, возможно видеть причину, по которой Координатор/Лидер не получает заявки.

Я недоступен – отмечено, если Координатор не может в данный момент получать и обрабатывать заявки;

Участи в получении заявок –  отмечено, если Координатор/Лидер участвует в получении заявок.